Úřední deska pro WordPress UDW Lite

Plugin „Úřední deska“ je určený pro obecní weby a weby menších, případně středně velkých měst. Vhodný je také pro weby městských částí.

Plugin Úřední deska pro WordPress

Úřední deska umožňuje spravovat dokumenty v souladu s legislativou ČR (§ 25 a 26 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb.) na webech s redakčním systémem WordPress. V základu se jedná o rozšiřující plugin, který spravuje samostatný typ zveřejňovaných informací. Jedná se o záznamy jejichž součástí jsou vždy dokumenty ke stažení. Od jiných pluginů pro správu dokumentů a jiných médií ke stažení se Úřední deska odlišuje především automatickou deaktivací záznamu dle předem nastaveného data a času (sejmutí záznamu z úřední desky). Její ukázku můžete vidět přímo na straně „WP Plugin Úřední deska„. Případně pak na webech klientů, např. Úřední deska na webu obce Křenovice a dalších.

Vlastnosti Úřední desky

Základní funkce

• zveřejnění záznamu úřední desky včetně příloh ke stažení
• automatická deaktivace záznamu podle nastaveného data a času
• ruční deaktivace záznamu (stažení z úřední desky)
• archivace záznamu

Po stažení záznamu z úřední desky, je záznam včetně příloh nadále přístupný pouze pro redaktory webu v zadní administraci redakčního systému WordPress. V případě archivace je dostupný v archivu. Po stažení a archivaci již záznam není veřejně přístupný.

Editační prostředí úřední desky v redakčním systému

• výpis všech vložených záznamů s možností jejich filtrování a vyhledávání (veřejné + stažené) *
• samostatný archiv záznamů

* Filtrovat záznamy je možné podle těchto atributů:

• název záznamu
• autor záznamu
• datum vyvěšení

Základní parametry výpisu záznamů v Úřední desce pro WP

Front end (veřejná část webu, kterou vidí návštěvníci bez nutnosti registrace nebo přihlašování)

• název záznamu
• popis záznamu (nepovinný)
• datum vyvěšení
• datum sejmutí (nepovinné)
• dokument ke stažení (PDF, JPG, DOCx apod.)

Back end (neveřejné prostřední redakčního systému WordPress, kam se přihlašují registrovaní redaktoři webu)

• název záznamu
• autor záznamu
• datum vyvěšení
• datum sejmutí
• pořadí

Detail záznamu úřední desky

• název záznamu (povinný)
• výběr dokumentu(ů) ke stažení (PDF, JPG, DOCx apod.) (povinná položka)
• popis záznamu (nepovinný)
• datum vyvěšení (povinné)
• datum sejmutí (nepovinné)

Práce s úřední deskou

Úřední deska je připravena tak, aby vyhovovala legislativě, ale také, aby bylo možné řešit případné chyby, nebo opomenutí redaktorů. Průchod záznamu dokumentu (workflow) je nicméně vázán následujícími postupy a pravidly.

Vložení nového záznamu

• úřední deska validuje vyplnění povinných atributů každého záznamu viz „Základní parametry detailu editace záznamu“ výše
• při vynechání povinného údaje, je redaktor před uložením upozorněn na chybějící informaci
• vyplněné údaje lze před uložením neomezeně měnit a opravovat
• redaktor má možnost vložení jedné, nebo více příloh ke stažení
• toto vložení lze opět upravit
• typ vkládaných příloh (dokumentů) ke stažení není nijak omezen
• záznam lze uložit také s budoucím datem, například z důvodu plánované nepřítomnosti redaktora k datu povinnosti zveřejnění
• po zveřejnění záznamu již není možná změna, nebo dodatečná úprava

Stažení záznamu úřední desky (sejmutí záznamu)

• stažení záznamu proběhne buďto automaticky dle nastaveného data a času
• nebo lze záznam stáhnout ručně v redakci WordPressu (záznamy, které nemají stanoveno datum stažení z úřední desky)
• již stažený záznam nelze znovu zveřejnit
• stažený záznam vidí pouze redaktoři s oprávněním k přístupu do úřední desky administraci WordPressu
• stažený záznam je zobrazen mezi veřejnými dle jeho data zveřejnění
• záznam lze archivovat, jiná operace již není možná

Archivace stažených záznamů úřední desky

• archivovat lze pouze stažený (sejmutý) záznam z úřední desky, nikoli veřejný
• archivovaný záznam nelze vracet zpět do předchozího stavu, ale je přístupný pro redaktory v administraci WordPressu
• archivování záznamů úřední desky není povinné, jedná se o možnost pro redaktory jak zkrátit seznamy položek úřední desky pro lepší přehlednost
• archivovaný záznam lze smazat, ale vzhledem k případné potřebě prokazování jeho existence je tato možnost určena spíše pro vyloženě chybné záznamy, které se obvykle likvidují hned

Technické informace k WP pluginu Úřední deska

Oprávnění editovat úřední desku

Výchozí nastavení oprávnění pro práci s úřední deskou umožňuje přístup šéfredaktorům a samozřejmě administrátorům. V případš potřeby je možná úprava, která úřední desku zpřístupní také běžným redaktorům. S pomocí dalšího rozšíření je možné správu úřední desky omezit na konkrétního uživatele.

Umístění Úřední desky na webu (implementace)

Implementace úřední desky probíhá velmi jednoduše prostřednictvím dvou kroků:

1. Prvním krokem je obvyklá implementace pluginu do redakčního systému WordPress v sekci „Instalace pluginů“ a jeho aktivace. Po aktivaci je v levém menu WorPressu aktivní sekce s přístupem editace záznamů úřední desky.
2. Druhým krokem je nastavení (zveřejnění) úřední desky pomocí tzv. „shortcode“ na vybrané straně obecního webu. Tento kód lze umístit kamkoli do běžné textové části stran. Obvykle se pro tento účel zřídí samostatná stejnojmenná strana. Z hlediska datových typů jak je definuje WorPress, lze Úřední desku umístit jak na stranu webu (nejčastější řešení), tak do některého z článků. V případě, kdy byl do WordPressu implementován jakýkoli další datový typ, je možné Úřední desku implementovat i do něj i když k tomu obvykle nebývá důvod.

Úřední desku lze pomocí zmiňovaného „shortcode“ umístit na více stran současně. V případě Úřední desky by se jednalo o neobvyklé řešení, nicméně technicky to možné je. Jakékoli změny a aktualizace v Úřední desce se samozřejmě projeví ve všech jejích klonech na webu. Plugin Úřední deska UDW je testován a provozován na všech verzích redakčního systému WordPress od verze 5.0.0.

Ukázky Úřední desky pro WordPress

• demo ukázka na tomto webu: „WP Plugin Úřední deska“ pro městské a obecní weby
• na webech klientů:
  • • Úřední deska obce Malá Bystřice
    • Úřední deska obce Tlumačov
    • Úřední deska obce Křenovice
    • Úřední deska obce Skvrňov
    • Úřední deska obce Ostrožská Nová Ves
    • Úřední deska VOŠ, OA a SZŠ Domažlice (UDW Pro)

Chybí Vám nějaká funkce Úřední desky?

Tak to nás neváhejte kontaktovat. Pro velká města se používá jiné řešení úřední desky které zobrazuje více údajů a umožňuje napojení na spisové služby (GINIS apod.). Rozšíření úřední desky nabízí také zcela nová verze UDW Pro o které si můžete přečíst zde. Také se můžete podívat jak WP plugin úřední desky UDW Pro vypadá.