Úřední deska pro WordPress UDW Pro

Plugin „Úřední deska UDW Pro“ je určený pro obecní weby a weby středně velkých měst. Vhodný je také pro weby městských částí. Navazuje na jednodušší verzi Pluginu UDW Lite.

Účel pluginu Úřední deska UDW Pro

Úřední deska umožňuje spravovat dokumenty v souladu s legislativou ČR (§ 25 a 26 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb.) na webech s redakčním systémem WordPress. V základu se jedná o rozšiřující plugin, který spravuje samostatný typ zveřejňovaných informací. Jedná se o záznamy jejichž součástí jsou vždy dokumenty ke stažení. Od jiných pluginů pro správu dokumentů a médií ke stažení se Úřední deska odlišuje především automatickou deaktivací záznamu dle předem nastaveného data a času (sejmutí záznamu z úřední desky). Její ukázku můžete vidět přímo na straně „Úřední deska UDW Pro“. Případně pak na webech klientů.

Vlastnosti Úřední desky

Základní funkce

• zveřejnění záznamu úřední desky včetně příloh ke stažení
• automatické zveřejnění záznamu s budoucím datem (nepřítomnost redaktora v daném dní)
• automatická deaktivace záznamu podle nastaveného data a času
• ruční deaktivace záznamu (stažení z úřední desky)
• archivace záznamu

Po sejmutí záznamu z úřední desky, je záznam včetně příloh přístupný pouze pro redaktory webu v zadní administraci redakčního systému WordPress. V případě archivace je dostupný v archivu. Po sejmutí nebo archivaci již záznam není veřejně přístupný.

Editační prostředí úřední desky v redakčním systému

• výpis všech vložených záznamů s možností jejich filtrování a vyhledávání (veřejné / sejmuté / archivované) *
• archiv záznamů pro případné zpětné dokladování

* Filtrovat záznamy je možné podle těchto atributů:

• Název
• Autor
• Kategorie
• Soubor
• Datum vyvěšení

Základní parametry výpisu záznamů Úřední desky pro WordPress

Front end (veřejná část webu, kterou vidí návštěvníci bez nutnosti registrace nebo přihlašování)

• Název záznamu
• Datum vyvěšení
• Datum sejmutí
• Kategorie
• Dokument ke stažení

Back end (neveřejné prostřední redakčního systému WordPress, kam se přihlašují registrovaní redaktoři webu)

• Název
• Autor
• Kategorie
• Soubor
• Datum vyvěšení
• Datum sejmutí

Práce s úřední deskou

Úřední deska je připravena tak v souladu s legislativou ČR, ale také s ohledem na možnost řešení případných chyb, nebo opomenutí redaktorů. Průchod záznamu dokumentu (workflow) je nicméně vázán následujícími postupy a pravidly.

Vložení nového záznamu

• úřední deska validuje vyplnění povinných atributů každého záznamu viz „Základní parametry detailu editace záznamu“ výše
• při vynechání povinného údaje, je redaktor před uložením upozorněn na chybějící informaci
• vyplněné údaje lze před uložením neomezeně měnit a opravovat
• redaktor má možnost vložení jedné, nebo více příloh ke stažení
• toto vložení lze před uložením záznamu opět upravit
• typ vkládaných příloh (dokumentů) ke stažení není nijak omezen
• záznam lze uložit také s budoucím datem, například z důvodu plánované nepřítomnosti redaktora k datu povinnosti zveřejnění
• po zveřejnění záznamu již není možná změna, nebo dodatečná úprava záznamu

Stažení záznamu úřední desky (sejmutí záznamu)

• stažení záznamu proběhne buďto:
  • automaticky dle nastaveného data a času
  • nebo lze záznam sejmout ručně v redakci WordPressu (záznamy, které nemají stanoveno datum stažení z úřední desky, nebo předchozí omyl při vkládání)
• již stažený záznam nelze znovu zveřejnit, zůstává dostupný jen pro redaktory v sekci „sejmuté“
• tento stažený záznam vidí pouze redaktoři s oprávněním k přístupu do úřední desky administraci WordPressu
• stažený záznam je zobrazen mezi veřejnými dle jeho data zveřejnění
• záznam lze archivovat, jiná operace již není možná

Archivace stažených záznamů úřední desky

• archivovat lze pouze sejmutý záznam z úřední desky (nikoli veřejný)
• archivovaný záznam nelze vracet zpět do předchozího stavu
• archivovaný záznam je přístupný jen pro redaktory v administraci WordPressu
• archivování záznamů úřední desky není povinné, jedná se o možnost pro redaktory jak zkrátit seznamy položek úřední desky pro lepší přehlednost
• archivovaný záznam lze smazat, ale vzhledem k případnému prokazování jeho existence tuto možnost nedoporučujeme
• mazání archivovaných záznamů je určeno spíše pro vyloženě chybné záznamy, které se obvykle likvidují hned

Možnosti zobrazení Úřední desky:

Mimo základního short code je možné použít atributy, které zobrazí jen odpovídající záznamy:

• vypíše všechny záznamy
• vypíše vše ve zvolené kategorii
• vypíše vše z více vybraných kategorií
• vypíše pouze určitý počet z nejnovějších záznamů (možnost využití jako „Náhled úřední desky“ např. na úvodní straně webu apod.)
• vypíše pouze určitý počet posledních záznamů ve zvolené kategorii

Všechny vyjmenované možnosti zobrazení si můžete prohlédnout zde na našem webu: Úřední deska pro WordPress UDW Pro, nebo jednoho z klientů: Úřední deska VOŠ, OA a SZŠ Domažlice

Technické informace k WP pluginu Úřední deska

Oprávnění editovat úřední desku

Výchozí nastavení oprávnění pro práci s úřední deskou umožňuje přístup šéfredaktorům a samozřejmě administrátorům. V případš potřeby je možná úprava, která úřední desku zpřístupní také běžným redaktorům. S pomocí dalšího rozšíření je možné správu úřední desky omezit na konkrétního uživatele.

Umístění Úřední desky na webu (implementace)

Implementace úřední desky probíhá velmi jednoduše prostřednictvím dvou kroků:

1. Prvním krokem je obvyklá implementace pluginu do redakčního systému WordPress v sekci „Instalace pluginů“ a jeho aktivace. Po aktivaci je v levém menu WorPressu aktivní sekce s přístupem editace záznamů úřední desky.
2. Druhým krokem je nastavení (zveřejnění) úřední desky pomocí tzv. „shortcode“ na vybrané straně obecního webu. Tento kód lze umístit kamkoli do běžné textové části stran. Obvykle se pro tento účel zřídí samostatná stejnojmenná strana. Z hlediska datových typů jak je definuje WorPress, lze Úřední desku umístit jak na stranu webu (nejčastější řešení), tak do některého z článků. V případě, kdy byl do WordPressu implementován jakýkoli další datový typ, je možné Úřední desku implementovat i do něj i když k tomu obvykle nebývá důvod.

Úřední desku lze pomocí zmiňovaného „shortcode“ umístit na více stran současně. V případě Úřední desky by se jednalo o neobvyklé řešení, nicméně technicky to možné je. Jakékoli změny a aktualizace záznamů v Úřední desce se samozřejmě projeví ve všech jejích klonech na webu. Plugin Úřední deska UDW je testován a provozován na všech verzích redakčního systému WordPress od verze 5.0.0.

Chybí Vám nějaká funkce Úřední desky UDW Pro?

Tak to nás neváhejte kontaktovat. Pro velká města se používá jiné řešení úřední desky které zobrazuje více údajů a umožňuje napojení na spisové služby (GINIS apod.). Řada rozšíření je plánována také pro tuto Úřední desku WordPress UDW Pro, tak se neváhejte poptat.